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molto più di una semplice Applicazione per Smartphone.
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App per Smartphone e Tablet
 

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Premessa
 
 
Il sistema nel suo complesso è concepito per essere facilmente fruibile da tutti anche senza particolari conoscenze informatiche. Grazie all’App, l’utente finale, anche senza dover necessariamente utilizzare un PC, potrà fruire di tutti i servizi anche esclusivamente da Smartphone.
 
 
Ai fini di un discorso di tutela e trasparenza dei rapporti con il proprio cliente, si è scelto di non consentire operazioni quali la cancellazione di F24 inseriti nel gestionale dal professionista o l’inserimento di un modello con scadenza successiva alla data corrente. Rimanendo nel tempo traccia delle comunicazioni effettuate, il sistema diventa un importante strumento di garanzia per le parti proprio in funzione del rapporto professionale e delle conseguenti responsabilità derivanti dall’espletamento del mandato professionale stesso.
 
 
L’intero impianto è allocato su Server Microsoft Certificate in Cloud, con un sistema di backup effettuato su altri server in cloud fisicamente dislocati di diversi paesi tutti della Comunità Europea, a tutela e salvaguardia di tutti i dati nel più rigido rispetto della normativa vigente in tema di Privacy.
 
 
Molte sono le idee ed i progetti di sviluppo di  :
 
·         sulle stesse sezioni già operative, con migliorie funzionali e grafiche;
 
·         nuove aree che consentano ad esempio la gestione dei proforma relativi alle competenze del professionista;
 
·         la gestione di buste paga interagendo con il consulente del lavoro per comunicazione delle ore dei dipendenti e la pubblicazione dei cedolini da mettere a disposizione del cliente;
 
·         creazione di un’area dalla quale gestire direttamente file XML e quindi predisporre fatture elettroniche direttamente dall’app grazie a lettori che acquisiscano i dati direttamente da QRcode o da tessera sanitaria. Il nostro cliente avrà già i suoi dati inseriti e pertanto non dovrà far altro che completare la compilazione con i solo di dati relativi alle prestazioni o le merci cedute;
 
·         creazione di account legati all’applicazione grazie ai quali procedere con l’incasso dei propri compensi con periodicità stabilite, con addebito su carte di credito, così come previsto per sistemi di servizi in abbonamento.
 
Molti sono i progetti e potenzialità. Sulla base del contributo del professionista stesso e dall’uso quotidiano si potrà contribuire a migliorare quello che si auspica possa diventare uno strumento insostituibile che concorra fattivamente a sviluppare dinamiche di lavoro sempre più attuali, precise ed efficaci per realizzare una reale crescita dello studio.
 

SCRIVANIA
 
 
 
Uguali graficamente tra loro nella versione riservata allo Studio e quella riservata al Cliente, rappresentano il punto di arrivo subito dopo essersi loggati accedendo al sistema tramite PC. Si presentano in modo molto deduttivo e qui il professionista avrà colorazioni che variano in funzione dei documenti presenti cambiando nella variazione cromatica in funzione dello stato dei documenti presente. Per esempio preparati per l’invio, inviati, o in attesa di riscontro e molto altro ancora. L’utente avrà analoghe informazioni e colorazioni differenti in a base ai suoi documenti ricevuti o grazie ai quali interagire con lo studio per esprimere ad esempio il consenso per effettuare l’addebito di un modello F24 piuttosto che il diniego.
 Il logo centrale si personalizza accedendo dalla sezione “Impostazioni” con la facoltà di inserire “solo il logo” , “il solo nome dello studio” o entrambi. La stessa personalizzazione viene simultamente assegnata alle dashboard e alle app dei propri clienti che le visualizzeranno sul loro dispositivo o sui loro PC offrendo così l’immagine dello studio quale unico riferimento identificabile.

CLIENTI
 
 
Nella presente sezione si procede con l’insermento dell’anagrafica del proprio cliente, operazione a seguito della quale, all’atto del salvataggio viene generata una mail automatica indirizzata al cliente con un riepilogo dei suoi dati per un controllo o eventuale completamento e le sue credenziali per accedere come utente tramite app e pc. Vengono inoltre inviati i link per collegarsi alla Dashboard e/o scaricare l’applicazione sullo smartphone.

Sono presenti filtri per effettuare ricerche specifiche tra i clienti e verificare lo stato di attivazione a beneficio dello studio ed il suo lavoro di monitoraggio. Pochi passaggi senza vincoli di compilazione per essere operativi da subito. Più dati, però,vengono inseriti più dati il cliente sarà in grado di condividere con terze parti tramite app (funzinalità App – Vcard).

F24
 
 
 
Cuore dell’applicazione, è il vero centro di interazione tra professionista/Studio e cliente. Con un semplice gesto, trascinado il pdf con il modello F24 in un’area specifica, assegnando un titolo (es. contributi dipendenti) ed inserendo il relativo importo, il sistema genera automaticamente una mail con un testo predefinito che viene recapitato simultaneamente allo studio (quale riscontro immediato del buon fine dell’operazione) e al cliente. Da questo momento il modello è disponibile nella Dashboard e sull’App del cliente dai quali quest’ultimo potrà visualizzare il documento e interagire direttamente con il professionista selezionando una delle 3 opzioni disponibili: Confermo, Provvedo personalmente, Sospendo (vedi approfondimenti nella sezione app). in sede di inserimento, con un flag, il professionista potrà inibile l’opzione “provvedo personalmente” per quei versamenti per cui è ammessa solo la modalità telematica dei flussi entratel.

 
Una volta scelta  l’opzione, sia che il cliente l’abbia effettuata dall’applicazione che dalla Dashboard, viene prodotta automaticamente una mail con testo predefinito che viene recapitata, all’inidirizzo specificato nelle impostazioni,  al professioista e all’utente stesso con lo scopo di informare entrambi dell’opzione selezionata. Sia Professionista che Utente avranno così traccia immediata e nel tempo delle opzioni effettuate così come dei modelli F24 recapitati. In questo senso il sistema stesso rappresenta una sorta di rispettiva tutela nel rapporto fiduciario e deontologico professionista/cliente rendendo con queste modalità ogni operazione effettuata o non effettuata tracciabile nel tempo certificato da quanto presente nella cronologia dei dispositivi così come nella corrispondenza intercorsa automaticamente tra i soggetti
 
Il professionista così come l’utente qui hanno a disposizione una serie di filtri grazie ai quali è possibile monitorare lo stato di avanzamento dei lavori: l’opzione effettuata dal cliente, eventuali F24 ancora da confermare o ancora effettuare una ricerca sul singolo cliente dei modelli F24 sospesi (in generale o in un determinato lasso di tempo). Stop a richieste quali: quali versamenti ho in sospeso. Sono già allo studio funzionalità accessorie che consentiranno al cliente di chiedere direttamente tramite app o dashboard la regolarizzazione e conseguente ravvedimento dei versamenti sospesi
 
Diverse e molteplici sono le risorse dell’Area F24 grazie al quale avere costantemente il polso della situazione del singolo cliente o della propria clientela in generale, per offrire un servizio innovitavo ma soprattutto per andare a ridurre drasticamente tempi di predisposizioni ed invio di comunicazioni e soprattutto il loro costante monitoraggio ed amministrazione nel tempo

DOCUMENTI
 
 
 
Sezione dedicata alla trasmissione e conservazione di documenti. Già suddivisi in cinque macro categorie, la stessa consente di rendere sempre disponibili in qualisasi momento all’utente tutta la documentazione che utile ad un costante autocontrollo della propria posizione, piuttosto che costante disponibilità dei documenti più frequentemente richiesti agli studi per le esigenze più disparate: dichiarazioni dei redditi, visure, Durc, bilanci, liste movimenti. Banche, committenti, fornitori, in qualsiasi momento a portata di smartphone per il cliente che in questo modo non ha più bisogno di chiamare lo studio per effettuare richieste.
Drastica riduzione delle richieste effettuate allo studio ma nei casi più collaborativi o responsabilizzati, una notevole collaborazione da parte del cliente che può dar diritto ad entrambi di rivedere termini economici del mandato in virtù di una modalità di pagamento automatica a fronte del notevole risparmio di tempo e risorse da dedicare alla gestione del cliente. Possono essere visionati e condivisi per andare nel tempo a creare un archivio disponilbile in qualsiasi momento e per qualsiasi esigenza.
FATTURE
 
 
Con l’avvento della fatturarazione elettronica si sono inevitabilmente create situazioni dove negli studi ci si è dovuti sostituire al cliente per la predisposizione e gestione delle fatture elettroniche. Impossibilitati per mancanza di PC o soprattutto perché carenti delle nozioni necessarie, lo Studio oggi, con tutte le criticità che ne derivano, non solo predispone il documento per conto del suo cliente, ma procede anche per suo conto all’invio. Prassi e procedure che portano via tempo e comportano un elevato numero di fattori di rischio e criticità.
 
Sulla base delle stesse dinamiche di cui alla sezione F24 nella presente, Lo studio inserisce ed invia al proprio cliente la fattura elaborata secondo le indicazioni fornite. L’utente, dall’applicazione avrà la possibilità di effettuare i controlli del caso sulla copia di cortesia prodotta e soprattutto, condividendo il documento con l’effettivo destinatario finale della fattura, avrà modo di un conferma inequivocabile sulla conformità del documento, potendo procedere così con l’invio di una conferma al professionista che potrà procedere con la spedizione del file allo SDI.
 
L’utente finale, esperto o non esperto, avrà qui un resoconto annuale del fatturato aggiornato alla data di visualizzazione o riconducibile ad un determinato periodo utilizzando i filtri presenti nella sezione e tenere così sotto controllo la propria situazione di fatturato e fare le dovute considerazioni e autocontrollo.

 
Sono allo studio e verranno implementate funzionalità che consentano all’utente finale, la possibilità di generare una mail di sollecito di pagamento automatica con allegata la copia cortesia, che potranno inviare con uno degli account configurati sui loro dispositivi. Si auspica e consiglia l’utilizzo di PEC.

NOTIFICHE
 
 
Notifiche personalizzate da inviare ad un cliente o generalizzate da inviare a tutti in clienti o un gruppo di clienti. È possibile nella sezione sottostante, “Gruppi”, creare categorie per gestire cumulativamente o separatamente determinate comunicazioni di servizio, aggiornamenti normativi o indicazioni specifiche riguardo ad esempo un pagamento in sospeso o una richiesta di appuntamento.
 
Certificate da mail che intercorrono tra le parti risultano particolarmente adatte per aggiornare la clientela sulle novità come su un semplice periodo di chiusura dello studio piuttosto che per solleciti mirati in relazione a mancati ricontri o pagamenti in sospeso.

SCADENZE
 
Particolari date in relazione ad incombenze particolari possono essere inserite nella presente sezione per poi essere annoverate nella scadenze dell’App dove il cliente se le ritroverà, insieme a quelle già riportate automaticamente dal sistema (approfondimento nella sezione Scadenze – App vedi pag……)
 
IMPOSTAZIONI, GRUPPI, CONTATTI E COLLEGAMENTI
 
 
 
Trattasi di sezione dedicate all’inserimento dei parametri di funzionamento e di personalizzazione della Dashboard e dell’App.
 
Facili ed intuitivi rispondono a criteri di logica con cui poi gestire il lavoro. Oltre alla visualizzazione del logo o il nome dello studio, si possono creare gruppi e categorie per la gestione delle comunicazioni ed organizzare i contatti dello studio che verranno riportati così in una senzione sull’App del cliente.

 
Utilità quali collegamenti diretti a pagine internet possono essere predefinite nella sezione “collegamenti” al fine di consentire, ad esempio, a chi già ha un sito di poter concentrare sull’app del suo cliente tutte le utilità che conducano il cliente ai molteplici servizi resi dal Professionista oppure utilità come il link al sito dell’agenzia delle entrate dove verificare la correttezza del codice fiscale o della partita IVA forniti dal cliente.
App – Home
 
 
 
Facile ed intutitiva, solo dopo meno di un minuto tra download ed inserimento credenziali, il cliente è connesso. Sperimentazione e test effettuati in studio, hanno insegnato che, con i cliente meno smart per età anagrafica o a volte per nazionalità differente, perdendo complessivamente un minuto per inserire 2 dati (sufficienti) nell’anagrafica del cliente e aiutarlo nelle operazioni di download e l’inserimento delle credenziali (con il relativo cambio password obbligatorio) il cliente finisce per fidelizzarsi da subito al nuovo sistema di interazione.
 
Un suono ed un numero in rosso (cosiddetto badge) che compare sull’icona dell’app segnalano presenza e numero di nuovi documenti recapitati dal professionista. Inevitabile avere subito l’attenzione del cliente che da quel momento prende in carico la gestione del documento e l’onere di informare lo studio di una eventuale opzione. Un po' come per i sistemi di messaggistica più noti, dopo essere entrati nell’app, anche se non si effettuano opzioni, il Badge scompare, ma all’interno dell’app il cliente ha sempre presente il numero delle questioni ancora aperte (F24 da confermare, fatture da conferma notifiche da leggere etc).

Si ricorda che nella parte alta centrale comparirà logo e nome (oppure solo nome o solo logo) dello studio proponente.
 
App – Area F24
 
 
Chiara e Immediata, la sezione offre un colpo d’occhio della situazione. Il cliente potrà nella ricerca selezionare una data o un periodo. Il totale si aggiorna e si focalizza su costi sostenuti in determinato periodo o ancora da sostenere ad una determintata data. Si possono visualizzare per periodo e contemporaneamente o alternativamente per “Stato”. Sospesi, confermati, una serie di informazioni che andranno a creare un database fruibile in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo a testimonianza e garanzia di uno lavoro che tutela indiscutibilmente l’interesse reciproco delle parti grazie anche a quanto certificato con la corrispondenza automatica che si genera ogni qualvolta viene pubblicato un documento dal professionista piuttosto che esercitata un’opzione da parte del cliente.

 
Tutti i modelli F24 sono visualizzabili e/o condivisibili da parte del cliente
App – Documenti
 
 
Completa e Polifuzionale l’area permette di organizzare un vero e proprio archivio che rimane sempre nelle disponibilità del cliente. Classificate in ordine di pubblicazzione, il cliente avrà poi modo di effettuare le sue ricerche per tipologia di documento, portando sempre son se tutta la documentazione utile ma anche provvedendo, per i clienti più virtuosi, ad un costante controllo per un collaborazione fattiva e proficua con lo studio.


App – Fatture
 
 
Gestione e Controllo. Il cliente visualizza, gestisce e condivide le sue fattire predisposte dallo studio o che lo studio riporta dopo aver fatto le registrazioni contabili. Libero di circoscrivere il servizio al primo caso, il Professionista ha qui un allegato dove avere rapidamente riscontri dal cliente mettendolo nello stesso tempo nelle condizioni di poter recapitare a terzi le proprie fatture per un controllo più approfondito o per sollcitare i propri compensi.
 
Diventando sempre più spesso pretesto per rimandare il pagamento di una fattura per un’imprecisione che il nostro cliente il più delle volte deve/vuole assecondare, piuttosto che in ogni caso l’onere per lo studio di dover predisporre note di credito e nuove fatture con relative perdite di tempo, lo strumento può assumere rilevanza anche per rendere ottimale la gestione operativa della mansione focalizzando sulle problematiche in modo diretto.

App – Notifiche
 
 
Diretto ed Efficace il sistema di notifiche mirate per un cliente o generalizzate per tutta la clientela (o a gruppi creati ad hoc), rappresenta un valore aggiunto per il professionista che vuole far sentire la sua presenza costante al fianco del cliente. Dalla comunicazione di un periodo di chiusura dello studio, passando per il bando o la novità normativa, nella sezione Notifiche, il cliente potrà conservare tutte le informative e consultarle in ogni momento. Basta ai “non me lo avevi detto” o “il commercialista del mio vicino mi ha detto che..”


App – Scadenze
 
 
Riscontro immediato e Automatismo sono la logica di una sezione che sulla base delle scadenze inserite in sede di caricamento dei modelli F24, predispone automanticamente la visualizzazione dei suoi estremi sottoforma di calendario con tutte le scadenze passate, correnti e future. A colpo d’occhio il cliente, scorrendo semplicemente il calendario e posizionandosi su una data, ha il polso della propria situazione senza dover richiederlo espressamente allo studio con la possibilità di ammistrarsi in base alle scadenze così calendarizzate.

App – Vcard e Varie
 
 
Personalizzazione e Versatilità
 
1.    VCard:  tutti i dati che il Professionista ha inserito nell’anagrafica del cliente sono riepilogati e disponibili in una sorta di biglietto da visita. Il cliente può consuntarli ma anche condividerli. Dalla denominazione al codice univoco, mail e pec passando per codice fiscale, matricola inps e inail il cliente potrà mandare con un messaggio ad un suo cliente o fornitore tutti o parte dei dati e informazioni che lo riguardano.
 
2.    Link:  Sito Agenzia delle Entrate per controllare la partita iva di un cliente, sito dello studio, sito del programma scelto dallo studio per la gestione delle fatture elettronica. Il professionista può disporre liberamente della sezione configurando a proprio piacimento i link per lui più utili per la propria clientela
 
Lo Studio: tutti i numeri e riferimenti dello studio in modalità interattiva. È possibile attivare direttamente la chiamata, inviare la mail e predisporre più voci in funzione dell’organizzazione di studio per mettere il cliente subito in contatto con il responsabile di una determinata mansione.


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